Créer une association ou une fondation est une démarche simple et rapide aux Pays-Bas, mais il faut bien la préparer. Ce dossier développe les points d’attention suivants :
• Choix de la forme juridique (principales différences entre association et fondation, et obligation ou non de passer par un notaire)
• Organiser le fonctionnement : points d’attention lors de la rédaction des statuts, d’un règlement ou d’une charte (nom, objet, mode de gouvernance et règles de fonctionnement, etc.).
• Les principales formalités (procédure d’enregistrement auprès de la KvK, ouverture d’un compte bancaire, assurance)
• L’organisation des finances
• La reconnaissance d’utilité sociale ou d’intérêt général : statuts SSBI (utilité sociale) ou ANBI (intérêt général)
Ce dossier propose également un modèle de statuts d’association – en français et néerlandais – ainsi que des modèles de documents divers (Invitation à une réunion, pouvoir ou procuration pour se faire représenter, compte-rendu de réunion, feuille de présence ou liste des participants à un événement).

Sommaire

1. Choix de la forme juridique
2. Organiser le fonctionnement
3. Les principales formalités
4. L’organisation des finances
5. La reconnaissance d’utilité sociale ou d’intérêt général
6. Le fonctionnement
7. Les aspects fiscaux à connaitre
8. Modèles de documents

1. Choix de la forme juridique

Le choix de la forme juridique de la personnalité morale dépend de votre projet : association ou fondation. Les différences sont essentielles à connaitre avant de choisir pour ne pas avoir à modifier ensuite la forme juridique (ce qui pourrait alors être couteux dans le cas où elle devrait se faire chez un notaire). Vue de l’extérieur, une association (vereniging) est plus démocratique qu’ une fondation (stichting) qui n’a pas de membres au sens strict. Aux Pays-Bas, les fondations sont assez répdandue car elles offrent plus de souplesse de fonctionnement par rapport aux associations.

Comparaisons des deux structures

Comment participer ou entrer dans la structure ?
• Association : demande d’adhésion, acceptation par la structure et paiement d’une cotisation régulière de membre.
• Fondation : cooptation par l’équipe dirigeante. Le principe de la fondation est de ne pas avoir de membres ou d’adhérents (aucune cotisation), mais uniquement des personnes qui participent toutes au conseil d’administration (bestuur) qui peut coopter un ou plusieurs nouveaux administrateurs en fonction des besoins.

L’instance principale de décision
• Association : L’assemblée générales des membres (de Algemene ledenvergadering), qui délègue le pouvoir de gestion à un conseil d’administration et/ou à un bureau et/ou à un président
• Fondation : Le conseil d’administration (het bestuur) qui délègue une partie de son pouvoir au président et au trésorier ou à d’autres membres du bureau

Autres instances ou structures internes
• Association : Un conseil d’administration et un bureau, élu par l’assemblée générale avec une durée de mandat
• Fondation : Un bureau sans obligation de durée de mandat. Optionnel : un comité de surveillance du conseil (Raad van toezicht)

Fonctions principales et durée des mandats
• Association : Président, trésorier, secrétaire. Ces fonctions sont généralement avec une durée déterminée et sont électives (élection par l’assemblée générale ou le conseil ou le bureau).
• Fondation : Président, trésorier, secrétaire. Les mandats sont généralement à durée indéterminée (il n’est pas nécessaire de faire des élections régulièrement), obtenu par élection ou consensus par l’ensemble des membres du conseil d’administration

Faut-il faire appel obligatoirement à un notaire ?
• Association : Oui pour une association personne morale de pleine capacité juridique (vereniging met volledig rechtsbevoegdheid). Non pour une association à capacité juridique limitée (vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid) ; dans ce cas l’association ne pourra pas agir facilement pour détenir un emprunt bancaire ou acheter un bien immobilier.
• Fondation : Oui. Le coût dépend du temps que le notaire va passer pour discuter et établir les statuts et effectuer l’acte et l’enregistrement (entre 500 et 1500 EUR).

Textes règlementaires néerlandais auxquels la structure doit se conformer
• Association : het burgerlijk wetboek (Boek 2, Titel 2 Verenigingen)
• Fondation : het burgerlijk wetboek (Boek 2, Titel 6 Stichtingen)

2. Organiser le fonctionnement

Définir le plus précisément possible son objet et son mode de fonctionnement sont les premiers points auxquels il faut penser :
• Quelle est la raison d’être de cette nouvelle structure ? Sa vision, son projet et pour qui est-elle utile ou nécessaire ?
• Quelles seront ses activités, ses services, ses produits ? Quelles seront ses recettes et dépenses (prévisionnelles) ?
• Comment sera composée l’équipe de direction et quelle gouvernance ?
L’organisation du fonctionnement est déterminante pour le succès de la structure. Au-delà du choix de la structure, il faudra établir des textes de référence, tels que des statuts (obligatoires), un règlement (nécessaire) et une charte (facultatif).

Les statuts (de statuten)

Les statuts définissent l’essentiel et les grandes lignes du fonctionnement de la structure (nom, objet, adresse du siège social, obligation des membres, modalités de participation aux instances et mode de désignation des responsables, ressources).
Les statuts, créés ou modifiés, doivent être déposés sans délai à la KvK.

Le règlement intérieur (het huishoudelijk reglement)

Un règlement est nécessaire pour compléter et préciser les statuts sur le fonctionnement interne de la structure ou d’autres règles ou dispositions spécifiques (exemples : le montant de la cotisation pour une association, les détails d’organisation des réunions ou des élections internes, etc.).

La charte

Une charte peut être utile (facultatif) pour exprimer et partager, en dehors des statuts, des valeurs essentielles, un projet ou une vision générale, ou encore des règles éthiques.

3. Les principales formalités

Procédure d’enregistrement auprès de la KvK

L’enregistrement se fait auprès de la chambre de commerce néerlandaise (KvK) la plus proche ; si vous faites appel à un notaire, il le fera pour vous, sinon il faut remplir et envoyer les documents suivants :
• L’inscription de la structure
– Formulieren voor inschrijven, wijzigen of uitschrijven
• La déclaration des fonctions des responsables
– Formulieren voor inschrijven, wijzigen of uitschrijven
(accompagnée d’une copie de pièce d’identité et du numéro BSN néerlandais de chaque personne)
Pour des questions de responsabilité et d’information légale, il est important d’informer la KvK de tout changement dans l’équipe de direction (rôles ou mandats, données personnelles) ou dans les statuts de la structure (dans les deux semaines après le changement intervenu).

Ouverture d’un compte bancaire

En général, il faut prendre un rendez-vous pour l’ouverture d’un compte bancaire de type professionnel (zakelijk). On vous demandera le numéro d’enregistrement de la KvK qui identifie votre structure ; avec ce numéro, la banque peut en temps réel consulter sur internet ses caractéristiques et vous dire immédiatement sous quelles conditions elle accepte, ou non, d’ouvrir un compte bancaire.
A noter que les associations crées sans notaire (à responsabilité limitée) peuvent se voir demander une signature de l’ensemble des membres du conseil d’administration pour établir l’ensemble des principaux pouvoirs bancaires souhaités.

Faut-il prendre une assurance ?

Cela dépend des activités de votre structure. Il peut être utile de prendre une assurance pour les risques liés aux activités qu’organise la structure (par exemple avec des enfants ou à l’extérieur) ou liés aux décisions des responsables (bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering) pour se garantir de conséquences imprévues (dettes, procédures juridiques, etc.). Se renseigner auprès des assureurs pour plus d’information sur les risques couverts.

4. L’organisation des finances

En règle générale les comptes de la structure doivent être approuvés chaque année dans les six mois qui suivent la fin d’un exercice comptable. Cette responsabilité incombe au trésorier – dont le rôle est essentiel – qui fait un rapport financier pour présenter le bilan (situation du patrimoine) et le compte de résultat (synthèse et résultat annuel entre dépenses et recettes).

Le bilan (la situation financière ou patrimoine)

Le bilan est l’information comptable et financière la plus importante de toute structure privée ou publique. Il indique – à une date donnée – son niveau de richesse ou de dettes et donc sa santé financière. Un bilan est composé de deux parties dont les montants sont égaux :
• L’actif donne une information sur ce que possède réellement la strucutre ou comment elle emploie ses fonds (avoirs ou valorisation des biens dont la structure dispose : immeubles, comptes bancaires, matériels, etc.)
• Le passif donne une information sur l’origine et la nature des ressources financières de la structure (fonds propres ou dettes)

Structure de l’actif du bilan
Actif immobilisé : valeur des bâtiments, des stocks et des matériels
Actif disponible : argent sur le compte bancaire

Structure du passif du bilan
Fonds propres = réserves financières (année n-1) +/- résultat annuel (bénéfice ou perte de l’année n)
Dettes : emprunts éventuels

Le compte de résultat (les recettes et les dépenses)

Le compte de résultat présente de manière synthétique dans un tableau l’ensemble des dépenses (à gauche) et des recettes (à droite) de l’exercice comptable regroupées par nature.

Exemples de dépenses
– Achats ou frais divers
– Déplacements
– Réunions
– Frais liés aux activités (achats, sous-traitance, location, etc.)
– Frais bancaires
– Indemnisations compensatoires de bénévoles

Exemples de recettes
– Cotisations
– Dons
– Subventions
– Produits des manifestations, participations aux frais des activités, ventes de services

La différence totale entre les dépenses et les recettes sur l’exercice comptable donne un bénéfice, si le montant est positif, ou un déficit, si le montant est négatif, ce qui impacte directement le bilan (enrichissement ou appauvrissement de la structure).

Le contrôle des comptes par une commission interne de membres

Afin d’effectuer un contrôle des comptes de l’association de manière régulière (une fois par an), il est conseillé de mettre en place une commission composée de membres, indépendants de ceux qui ont établi les comptes ou participé aux activités de trésorerie, et désignés en assemblée générale.
Le rôle de cette commission est de contrôler les comptes et d’émettre un avis à l’attention des membres de l’association lors de l’assemblée générale qui doit statuer sur les comptes annuels.
L’objectif du contrôle est de vérifier l’exactitude, la sincérité, la légalité et le bon ordre (clarté et complétude) des comptes.
Que faut-il vérifier et comment ? C’est à la commission de le décider. Avec les sources disponibles (rapport financier, relevés bancaires ou accès au compte bancaire via internet, justificatifs de dépenses et de recettes, états comptables tels que le bilan et le compte de résultat), la commission peut se limiter à un contrôle aléatoire (un échantillon de pièces prises au hasard) ou sélectif (les plus gros montants) ou encore total (par exemple en vérifiant toutes les écritures du comptes bancaire avec leurs justificatifs).

5. La reconnaissance d’utilité sociale ou d’intérêt général

Pour des raisons fiscales ou de notoriété, il peut être utile de demander un statut d’utilité sociale (SSBI) ou d’intérêt général (ANBI).

SSBI (sociaal belang behartigende instelling)

Une structure SSBI permet de bénéficier d’une exonération fiscale totale pour les dons qu’elle reçoit (dans le cas contraire et lorsque le don d’une personne physique ou morale dépasse 2.111 EUR, la structure devra payer un impôt auprès du belastingdienst)
– Lien vers la page SSBI des impôts néerlandais
– Lien vers la page SSBI sur Wikipedia NL

ANBI (algemeen nut beogende instelling)

Le label ANBI (institution d’intérêt général) offrent plusieurs avantages :
– pour la structure, c’une reconnaissance publique pour sa notoriété et son image
– pour les personnes qui effectuent un don à la structure, cela offre, sous certaines conditions, une déduction fiscale d’une partie du don.
• Comment obtenir la qualification ANBI ? Il faut déposer une demande auprès du service des impôts, accompagnée d’un plan de gestion et des informations détaillées sur votre structure (statuts, liste des responsables, etc.). Apres examen, et si votre structure remplit les conditions, le label ANBI est attribué ;
– Lien vers la page ANBI des impôts néerlandais

Obligation de transparence publique

La reconnaissance SSBI ou ANBI impose un certain nombre de règles, notamment celle de publier sur le site internet de la structure, les éléments d’information suivants sous une page clairement identifiée comme étant en relation avec le statut SSBI ou ANBI :
• Nom de la structure (Naam)
• Numéro fiscal (Fiscaal nummer)
• Adresse (adres)
• Nom des membres du conseil d’administration (Namen van de bestuursleden)
• Un plan de gestion budgétaire et financière pluriannuel (Beleidsplan, Beloningsbeleid)
• Objectifs (doelstellingen)
• Comptes-rendu d’activité (verslag van de uitgeoefende activiteiten)
• Comptes annuels (Financiële verantwoording)

6. Le fonctionnement

Bénévolat ou rémunération ?

Peut-on être rémunéré pour le travail que l’on fait pour la structure ?
On peut recevoir des indemnités de bénévole si on remplit ces 4 conditions :
• On travaille pour une structure ANBI ou une association sportive
• On n’est pas salarié de la structure
• On ne fait pas de ce travail son métier ou son activité principale
• L’indemnité reçue est celle d’un bénévole (incomparable avec le taux horaire normalement appliqué pour ces taches) et doit être de maximum 5 EUR par heure, avec un maximum de 170 EUR par mois et de 1700 EUR par an

7. Les aspects fiscaux à connaitre

Taxe sur la valeur ajoutée

En principe, pour les activités culturelles ou sociales en lien avec l’objet de la structure il n’y a pas de BTW à collecter sur les ventes de services et de produits (frais de participation à des soirées, etc.)

Impôt sur le bénéfice de la structure (vennootschapsbelasting)

Les fondations, les associations et structures semblables, sont exemptées d’imposition sur le bénéfice si :
– Le bénéfice fiscal de l’année ne dépasse pas 15.000 EUR
– Le bénéfice fiscal de l’année et des quatres dernières années ne dépasse pas 75.000 EUR
– Source : Belastingdienst (NL)

8. Modèles de documents

Invitation à une réunion

Une invitation doit répondre à un certain nombre de critères d’informations pour les participants (objet, date et heure, lieu et adresse, ordre du jour, documents nécessaires ou préparatoires, etc.)

– Nom et coordonnées de contact de la structure
– Titre : INVITATION
– Nom de la réunion : (exemple : réunion du conseil d’administration de l’Association Français des Pays-Bas)
– Date et heures de début et de fin
– Lieu et adresse (itinéraire)
– Modalité pour se faire réprésenter en cas d’abscence
– Ordre du jour

    – Introduction et mot de bienvenue
    – Compte-rendu de la précédente réunion
    – Date prévisionnelle de la prochaine réunion
    1. Point 1 à traiter
    x. Point x à traiter
    – Questions / Tour de table / fin de réunion

Procuration / Pouvoir

Les personnes qui ne peuvent assister à une réunion doivent pouvoir se faire représenter si nécessaire.

– Nom et coordonnées de contact de la structure
– Titre : PROCURATION / POUVOIR
Je soussigné(e) :
donne pouvoir à :
pour me représenter et voter en mon nom lors de la réunion :
Date, lieu et signature :

Feuille de présence / Liste des participants / Feuille de présence

Document important à faire signer par les participants dès leur arrivée (utile aussi pour le trésorier lors de réunions ou une participation aux frais est demandée).

– Nom et coordonnées de contact de la structure
– Titre : FEUILLE DE PRESENCE
– Nom de la réunion :
– Date

    – 1. Prénom, nom, signature, (montant payé et mode de paiement)
    – 2. Prénom, nom, signature, (montant payé et mode de paiement)
    – x. Prénom, nom, signature, (montant payé et mode de paiement)

Compte-rendu

Le compte rendu permet de retracer le déroulement de la réunion (participants, points de l’ordre du jour et décisions prises, etc.)

– Nom et coordonnées de contact de la structure
– Titre : COMPTE-RENDU
– Version, date et statut du document, et auteur
– Nom de la réunion : (exemple : réunion du conseil d’administration de l’Association Français des Pays-Bas)
– Date
– Lieu et adresse
– Rappel de l’invitation envoyée avec l’ordre du jour
– Compte-rendu des points discutés

    – Point x : résumé, décisions prises, liste d’activiés
    – Heure de fin de réunion
    – Heure de début de la réunion

– Modalités pour proposer une modification du compte-rendu

Modèle de statuts d’association en français et en néerlandais

– Télécharger le ficher au format Word

A propos de ce dossier

Pour toutes questions, vous pouvez vous adresser à l’auteur de ce dossier :
– Tanguy LE BRETON